Как сократить время регистрации гостей без ручного ввода паспортных данных

Заселение — первая живая встреча гостя с отелем. И чаще всего она начинается с ожидания: администратор берёт паспорт и вручную переносит в карточку фамилию, имя, дату рождения, серию и номер, сведения о выдаче. На одного гостя это пара минут. Но вечером в пятницу, когда заезжает сразу несколько номеров, очередь у стойки растёт быстрее, чем администратор успевает печатать.

Чем плох ручной ввод

• Время. Каждое поле нужно найти глазами, набрать и перепроверить. Чем больше гостей, тем заметнее это на всём потоке заселения.

• Ошибки. Перепутанная цифра в номере паспорта или опечатка в фамилии всплывают позже — при миграционном учёте, в отчётности, при повторном визите гостя.

• Зависимость от человека. Опытный администратор вводит быстро и аккуратно, новичок — медленно и с ошибками. Качество данных зависит от того, кто сегодня на смене.

• Усталость смены. Монотонный набор текста утомляет и отнимает время, которое можно было потратить на самого гостя.

Мы решили убрать этот шаг из работы ресепшн: администратор больше не перепечатывает паспорт, а только проверяет то, что система уже заполнила сама.

Cambox: сканер на стойке регистрации

Cambox — небольшой настольный короб, который стоит рядом с монитором администратора. Спереди у него прозрачное стекло, на которое прикладывается раскрытый паспорт, внутри — камера и подсветка.

Почему не обычный сканер или камера телефона? Для точного распознавания нужна стабильная картинка. В коробе документ всегда лежит в одном и том же положении, а равномерная подсветка убирает блики и тени — от ламп в лобби и от солнца из окна. Снимок получается одинаково чётким днём и ночью, у любого сотрудника.

Регистрация гостя в несколько шагов

1. Администратор открывает карточку гостя в PMS и нажимает «Сканировать».

2. Прикладывает раскрытый паспорт к стеклу Cambox.

3. Система распознавания на основе искусственного интеллекта читает разворот и примерно за 5 секунд заполняет поля карточки: ФИО, дату рождения, серию и номер, данные о выдаче.

4. Администратор сверяет данные с документом и подтверждает сохранение.

5. Данные записываются в карточку гостя, а снимок паспорта сохраняется в защищённом хранилище — в карточке остаётся ссылка на него.

Отдельно учить персонал почти не нужно: «приложить паспорт и проверить поля» понятно с первого раза.

Последнее слово — за администратором

Мы сознательно не стали делать «чёрный ящик», который сам пишет в базу. Распознанные данные не попадают в PMS без подтверждения сотрудника: система берёт на себя набор текста, а человек сохраняет контроль — смотрит на результат и нажимает «Сохранить».

Часть проверок система делает сама: дата должна быть датой, номер паспорта — нужной длины. Размытые или тёмные снимки отсеиваются ещё до распознавания — в этом случае паспорт достаточно приложить ещё раз.

Персональные данные под защитой

Паспорт — это персональные данные, поэтому безопасность заложена в само решение:

• данные используются только для регистрации гостя;

• доступ к системе ограничен, снимки паспортов открываются только по авторизованной ссылке;

• оригиналы хранятся в защищённом хранилище, а действия с ними фиксируются — это упрощает проверки;

• решение приводится в соответствие требованиям 152-ФЗ вместе с остальной ИТ-инфраструктурой отеля.

Что даёт внедрение

• Быстрее заселение. Около 5 секунд на распознавание вместо ручного набора всех полей — очередь на ресепшн движется заметно быстрее.

• Почти без ошибок. Опечатки ручного ввода практически исчезают, а проверка форматов не пропускает некорректные записи.

• Меньше нагрузки на смену. Администраторы отмечают, что работать стало проще: больше внимания гостю, меньше — клавиатуре.

• Одинаковое качество в любую смену. Результат не зависит от опыта сотрудника: новичок регистрирует гостя так же точно, как опытный администратор.

• Единый стандарт для сети. Устройство легко тиражируется, поэтому один и тот же порядок регистрации можно запустить сразу на всех объектах.

Cambox уже работает на ресепшн нескольких отелей в Петербурге в связке с PMS Rooms and Beds. Распознавание паспортов входит и в нашу PMS Booking Platform.

Не только отели

Тот же подход работает везде, где паспорт нужно быстро и без ошибок перенести в систему: в бизнес-центрах и офисах с регистрацией посетителей, в клиентских офисах, где требуется идентификация личности. Дальше в планах — загранпаспорта, водительские удостоверения и документы иностранных гостей.

Как внедрить у себя

Если регистрация гостя у вас до сих пор занимает минуты, а не секунды, начните с бесплатного аудита: посмотрим, как устроен ресепшн и какая PMS используется, и предложим, как встроить распознавание паспортов в ваш процесс. Подробнее — на странице «ИИ и автоматизация».